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¿Qué es un ERP?

 ERP: Enterprise Resource Planning

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

Solo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
1) Optimización de los procesos empresariales. 
2) Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). 
3) La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 
4) Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes). 
5) Reducción de tiempos y de los costos de los procesos (mediante procesos de reingeniería).

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.


Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

 

Módulos. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Sin embargo existen dos grupos importentes: ERP Modulares y Los ERP NO Modulres (integrales/Totales)


Una ventaja de los ERP MODULARES, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos o presupuestos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
La desventaja de estos ERP MODULARES, pueden surgir si no es contemplado desde el inicio la implantación de TODO en ERP ya que en el momento de la integración total, las políticas de un departamento pueden ser opuestas a las de un departamento íntimamente ligado. Lo cual implica una reingeniería de procesos. Implicando un costo mayor y mayor tiempo de implantación.

Las interfaces entre módulos de los ERP's han dejado de operar entre los sistemas serios, ya que dichos sistemas sin importar la manera de comercialización, internamente son solo una base de datos (totalmente integrada desde el diseño), lo cual implica que sin importar que módulos fueron implementados desde el inicio al final todo se integra entre si, evitando los re-procesos de información.

Los ERP NO MODULARES (integrales/Totales): A pesar de que implica un mejor diseño tanto financiero, logístico y técnico del ERP, este tiene un costo total similar al de los ERP’s Modulares.

Sus ventajas: Se descarta el avance de la implantación con políticas entre departamentos opuestas, lo cual implica una planeación y estructura mejor definida. Al tener las políticas bien definidas no se tiene que hacer una reingeniería de procesos a contratiempo con costos no contemplados (económicos y en tiempo).

Elimina cualquier tipo de interfaces ya que todo el ERP es uno; con ello la información es realmente en tiempo real. Teniendo en cada momento el estado de la empresa y no una fotografía del último cierre o última contabilización, o simplemente de ayer.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la operación de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las necesidades de la empresa. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.

La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa en tiempos cortos y funciones probadas.

Algunos ERP incorporan  herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo de nuevos procesos, o modificación de los mismos. Sin embargo eso implica también que puede perderse el control de las modificaciones o personalizaciones, lo cual en varias ocasiones resulta contraproducente en el momento de hablar de negocios ya que quedamos al criterio de una persona que puede tener una visión limitada de los negocios, mercado o competencia. Y aun que no se toca el CORE del ERP Original, puede generar información inconsistente por el desconocimiento del la base de datos. Por ello y aun que hay muchos caso de éxito, la recomendación es consultar al fabricante de ERP, y decirle sus necesidades, es muy probable que con la experiencia y necesidades de sus clientes ellos ya tengan disponible sus necesidades.

Las características destacables de los sistemas ERP son:

  • · Base de datos centralizada. 
  • · Los componentes del ERP interactúan entre sí, consolidando todas las operaciones. 
  • · En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. 
  • · Las empresas que lo implantan suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario. 
  • · Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un único programa (con multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión o sistemas integrales.
  • · La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina aplicaciones sectoriales o sistemas verticales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implementar debido a que necesitan primero la conciencia y madurez de la alta dirección y hacer bajar esta mentalidad a los usuarios finales. Las metodologías de implementación de los ERP’s en la empresa no siempre son todo lo simple que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

  • · Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.
  • · Definición del modelo de negocio.
  • · Definición del modelo de gestión.
  • · Definición de la estrategia de implantación.
  • · Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
  • · Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
  • · Análisis del cambio organizativo.
  • · Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
  • · Implantación del sistema.
  • · Controles de Calidad.
  • · Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
  • · Benchmarking de la implantación.

 

 

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